El periodo vacacional se acerca y, aunque no debes salir de casa para evitar contagiarte o contagiar a los demás del coronavirus, es importante que descanses del trabajo, las reuniones, las clases de la universidad o de tus hijos. En resumen, que te desconectes de toda labor y te des un espacio para hacer tus actividades favoritas.
Si bien, los teléfonos celulares cuentan con un buzón de voz para no recibir las llamadas y escucharlas cuando tengas tiempo, también puedes configurar tus redes sociales y tu correo electrónico para que los mensajes no te interrumpan en vacaciones.
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En el caso del e-mail, activar una respuesta automática ayuda a que el remitente obtenga, al momento de enviar un mensaje, una respuesta la cual se puede incorporar cierta información como los días que estarás fuera de la oficina o con a quién más pueden contactar en caso de urgencia.
1. En Microsoft Outlook
Desde la versión de 2010 incorpora las respuestas automáticas, antes la opción se llamaba “Asistente para afuera de la oficina” y con el tiempo ha mejorado sus opciones. Para activarla puedes ir a “Archivo”, luego “Respuestas automáticas” y haces clic en “Enviar respuestas automáticas”. Verás la opción de activar intervalos de tiempo, específicamente fechas y horas para enviar correos), puedes elegir a cuáles de tus contactos mandar esta información y seleccionar a las personas tanto dentro de tu organización, como entre tus contactos en general. Además te permite añadir el contenido personalizado que desees, por ejemplo: “Estimados compañeros estaré fuera de labores cinco días, les remito a este correo..”. Cualquier dato extra es bienvenido.
Para los usuarios de Outlook, que tienen versiones anteriores a 2010, hacer la configuración puede ser un poco engorroso, pero no imposible. Tienen que ir a “Herramientas” y hallarán “Asistente para afuera de oficina” y repiten los pasos anteriores.
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Otra forma de hacerlo, y un poco más larga, es crear una regla en tu cuenta. Vas a “Herramientas”, “Reglas y alertas”, “Nueva regla” y ahí activas la opción “Comprobar los mensajes cuando lleguen”. Dentro de las condiciones que te presenta esa caja de diálogo activa “Enviado a mí solamente”, después marca en “Sí” para comprobar todos los mensajes recibidos. Luego en la caja “Qué desea hacer” toca en “Responder con una plantilla”. Hecho lo anterior podrás mandar correos automáticos y personalizados.
2. En Yahoo
Para gestionar esta opción ve a “Configuración” y “Respuesta automática de vacaciones”. Los demás pasos se te darán con orden con opciones similares a las de Outlook.
3. En Apple
En estos dispositivos vas a la opción “Preferencias”, “Reglas” y “Añadir regla” y la nombras para que se aplique automáticamente. A continuación lo aplicas a la opción “Todos los mensajes”. Selecciona “Responder a mensaje” y en “Texto” escribe el mensaje que recibirán tus contactos. Cuando lo tengas rechaza el cuadro de diálogo que aparece.
Quienes usas el servicio de iCloud también pueden activar los mensajes automáticos. Ve a la página de iCloud, luego a “Mail”, “Configuración” y “Vacaciones”. Selecciona en “Responder automáticamente al recibir mensajes” y llenas los demás términos según te convenga.
4. En Gmail
Es una de las plataformas más usadas mundialmente. Para lograrlo toca en “Configuración”, “Respuesta automática”, “Respuesta automática habilitada” y coloca el periodo de tiempo que permanecerá activado así como la información que quieres distribuir. Las demás opciones son similares las de otras plataformas de correos.
En WhatsApp para Android
Los grupos de WhatsApp también pueden silenciarse, no exactamente programar respuestas. En esta app debes configurar el sistema de notificaciones.
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Para hacerlo ve a “Configuración de las notificaciones” y activa la casilla. Eso ayudará a que cuando llegue un nuevo mensaje, la plataforma lo procesa y envía un mensaje de respuesta por medio de una notificación.
Para ingresar mensajes programados añade la versión gratis de AutoResponder for Wa y actívalo para “Todos” en esa opción y en la categoría “Mensaje de respuesta” apunta el mensaje que quieras emitir a tus contactos o grupos específicos.